会议策划执行公司，该如何发展，如何设定工作流程，如何组织接待小组，如何分工协作，如何与客户沟通都是需要认真解决的问题，只有把这些问题环节事先安排妥当，才能够在前期沟通，中期执行、后期收尾工作中做到最高客户满意度。
做为昆明比较专业的会议会展公司，我们有着专门的一套为您提供商务会议服务的接待流程。
一：会议资料准备
1：会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数。
2：会议资料(主办单位提供)
3：领导发言稿(主办单位提供)
4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5：项目执行情况资料(主办单位提供)
6：展板所属图片(主办单位提供)
7：广告牌高计稿
8：欢迎布标、会议室布标
9：会议礼品(按参会人数准备)
10：会议代表证
11：会议用餐券
二：设备及设施准备
1：投影仪、多媒体电脑一台
2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备
3：会议室一间(根据入会人数)
4：车辆准备
5：麦克风3只
6：订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
7：会议形式：座谈及课桌形式
8：照相机一台
9：摄影机一台、由专业人员操作
三：会前准备工作程序
1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。
6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。
7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四：会议其它费用开支预算
1：代表证：2元/张
2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米，需用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
3：展板：根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。
4：临时用车：别克商务车(900元/天)，现在瑞风商务车(700元/天)，桑塔那(450元/天)，11座金杯车(500元/天)
5：宴会标准(由贵公司订标准)
6：水果
7：纪念品
8：资料打印、复印
9：照相、摄像
10：其它
五：会场布置
1：布标
2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3：设立会务人员发放会议用品及文件
4：确定会场摄影点和时间
六：人员安排
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务
6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务
七：发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开据的正式发票及酒店的住宿发票。
八：会议接站
1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。
2：人员及车辆安排
(1)：人员：机场设1-2人、(领导、专家除外)
(2)：接站车辆：根据会务组要求派车
(3)：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。
九：会议报到
1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。
4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券
5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存
6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表
7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表
十：会议期间
1：要求酒店落实叫早服务
2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行
3：会议室布置情况落实
4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
十一：会议考察
1、代表的安全问题
(1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
(2)、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
(3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
(4)、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程
十二：会议结束工作
1：会议结算
(1)：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误
(2)：向会务组提供所需发票
(3)：返还会务组附加的会议利润
(4)：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益
2：会议返程
(1)：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程
(2)：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品
(3)：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈
如果您要在昆明开展会议、会展活动，希望您能给我们一次机会，相信我们能够为您提供满意的服务，我们可能不是昆明本土最大的，也可能不是最专业的，但是，我们愿意做昆明市最认真负责的会议会展公司。选择我们的同时，您不仅仅是选择了我们的服务，更重要的是，您选择了一次放心。云南米廷会展有限公司全体员工热情期待您的光临，我们时刻准备着让您感受米廷服务、品鉴米廷标准。
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