昆明会议策划公司哪家好？昆明会议会展策划公司——云南米廷会展公司，热线电话：0871-63545505.
昆明美丽的自然风光、灿烂的历史文化古迹、绚丽的民族风情，四季如春的宜人气候，使昆明跻身全国十大旅游热点城市是知名的旅游城市，吸引了各大知名公司、企业到昆明召开会议、展览、企业年会、企业培训、奖励旅游等，越来越多、规模越来越大的专业会议、会展在昆明会展中心举办，昆明米廷会展公司拥有多项专业大型会议会展策划、接待、执行的成功案列，昆明米廷会展拥有一套完整的会议接待方案。
一、会议筹备
(一)、会前资料准备
1、会议前，按照参会人员角色的不同(会议主办方、参会领导、参会人员、工作人员等)划分区域，准备不同的资料及资料袋。若资料较多，应该提前编写目录及页码、装订成册，以便于阅读。
2、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，分类存放，以便参会人员领取。
4、当需要准备给参会人员发放会议纪念品(或礼品)时，应当与会议资料一同准备好，应按照人员或单位将纪念品(或礼品)和资料一起装好标注归属人员或单位，分类存放，以便参会人员领取。
(二)、会议通知
会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：
1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。
2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。
(三)、会议议程
1、一般会议开始时，应当向参会人员介绍和阐述会议整体流程，例如：会议议程共有几项、会议各项议程的内容是什么等。会议流程的介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议主办方介绍会议流程。
2、会议议程的时间安排应尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
(四)、布置会场
1、会场的布置首先要参照参会人员的数量。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
2、会前制作(或准备)参会人员的区域划分铭牌、参会领导的铭牌等，在会议开始前排好坐席及铭牌。
3、安排好坐席的会场应该将已装袋的会议资料水平摆放在坐席前的桌子上。
4、会议过程中，需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。
5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。
6、会议组织人员应提前准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。
7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防参会者分心。
8、会(徽)标：(必须要体现出本次会议的内容)。
9、横幅(会议的题目、大小、大约提前3-5天制作)。
10、讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出服务细节的水平。
(五)、现场控制(人员入场时)
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到;在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐?坐到什么地方?例如：竞岗的人坐在那里?旁听的人坐那里?
2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。
3、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)
4、会议日程安排表
5、铅笔和纸(或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表)
6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温!
7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责!
二、会议中
(一)会议记录
1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的会议)，记录内容会后留底。
2、安排专人摄影(摄像、录音)，会后留底。
(二)会议服务
1、安排专人(会议组织人员或物业人员)负责茶水服务。
2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。
3、着装(因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装)如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响;动作要轻、慢、柔、避免快、重!
4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。
(三)倒茶
1、倒茶的时候要先给远道而来的客人领导倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶;给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了(特别安排除外)，但如有重要领导在场(如市长或更高级的领导)就要先给领导冲。
2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。
3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。
4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
5、冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。
6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。
(四)其他
1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。
三、会议后
(一)整理会议记录
1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。
2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。
3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。
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