会展项目管理是在有限的资源条件下，为实现会展的项目目标所采取的一系列管理活动，它是理顺与项目有关的众多错综复杂的难题的一种手段和过程。项目管理可划分为四个阶段：
一、会展启动阶段
(1)会展项目调研
会展项目的调研包括具有参展需求的产品类型，某类产品的参展需求规模，周边地区同类项目的举办情况，以及该地区举办该主题会展项目的资源优势等。
(2)会展项目构思
会展项目构思又称会展项目创意，它以调研得出的需求结果为导向，确定会议会展项目主题，并对该主题项目的投资目标、功能、范围以及项目涉及的各主要相关因素进行大体轮廓的设想和初步界定。
(3)会展项目立项
确定名称、地点、举办机构、时间安排、展品范围、办展频率、规模、定位、价格和初步预算、人员分工、招展招商、宣传推广、进度计划等。
二、会展项目规划
(1)制度会展项目计划
凡事预则立，不预则废。制定项目计划是会展项目规划的首要工作。
(2)确定会展项目范围
确定会展项目范围包括以下内容：参展商规模、招商范围，观展商的类别、购买水平、数量等。
(3)估算会展项目时间
为了确保会展项目以合理的进度执行，使会展企业和客户在有限的成本约束下发挥最大的时间效率，会展企业需要科学估算承办某主题项目可能需要的时间：一是估算每项活动或工作元素从开始到完成所需的时间，展中客户交易所需时间;二是估算会展项目的总体进度与花费的时间。
(4)编制会展项目预算
项目预算是项目执行的尺度，也是成本控制的有效手段。承办方应根据会展项目范围，对企业的人力、财力、物力等各项资源进行有效配置。
(5)实施项目分解设计
包括招展项目、观展项目、服务项目以及一些个性化服务项目的设计。
三、会展项目执行
(1)会展项目控制
项目控制是通过对信息的采集、判断和监督项目实行过程的一项持续性工作。实施会展项目控制是规范项目运行，保证项目按照既定目标的预算展开的有效手段。一般包含：项目任务监控和项目成本控制两个方面。
(2)会展项目调整
项目总是处于一个变化的环境中，通过项目控制会发现项目实际执行过程与计划任务之间不可避免的存在偏差，所以会展项目的调整包括会展项目人员的调整、会展项目预算的调整、会展项目目标的调整。
四、会展项目结束
项目执行阶段的结束，并不意味着会展项目管理活动的终结，还要经历一个项目结束的过程。这一过程主要包括：
(1)展会结束总结
在项目执行工作完成后，进行会展项目完成情况报告，项目团队人员的绩效评估，以及会展项目成功经验的总结或失败原因的分析。
(2)展会效益评估
展会效益包括直接或间接的经济效益和社会效益。直接的经济利益就是指会议和展览所成交的金额，如参展商的订单收益;间接的经济效益就是指会展所带来的门票收入、广告收入、餐饮、交通、酒店收入等。
(3)展会信息反馈
会展现场的活动结束后，会展企业项目管理还有一个重要环节就是与参展客户进行信息的双向反馈。会展企业需要请专业人士对参展的观众进行分析，并将由专业信息处理公司计算出的有关数据以及效益评估结果主动迅速地传达给各参展商，同时收集反馈意见与建议，以便进一步提高企业会展项目管理的质量。
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