会议或展览的主办方都会希望展会和会议上，自己的意向客户或潜在客户能够参加，那么，邀请的方式就很重要。邀请的方式很多：纸质邀请函、电子邮件、组织文件、会议通知、传真等。会议(展)邀请包括以下3个程序：
1、信息发布
邀请信息的发布一般包括时间、地点、主题、主要议程、日程安排等。有些展会还会附带发放一些企业宣传册、产品手册等，便于参会人员了解所需信息。
2、回执
会议主办方在邀请的信件或邀请函上要注明回执方式。因为回执对于会议(展)的筹备方来说很重要，是预定酒店、餐饮、接送机，乃至预算成本的有效依据。首先，接到客户或参会人员的回执单，就预示着会议(展)成功了一半，至少客户或参会人员已经把该次会议(展)列入他的日程;其次，根据回执单，可以统计参会人员的数量、姓名、性别、职务、联系方式、抵达时间、是否携带家属或随行人员等，可以更好地安排会议(展)，分配资源。回执也可以是很多种方式：传真、信件、电子邮件、短信、电话等。
3、确认通知
统计好参会人员的数量、性别、抵达时间等基础信息后，便可以把这些信息反馈给会务组，由会务组核算成本，提前准备所需物料等，保证会议(展)的万无一失。
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