在活动接待中涉及到大量人力物力及资源的调度和管理，不管前期的策划和筹备工作做得多么到位，在活动上演阶段都可能会有预料不到的突发事件，那么如何处理好突发事件将是活动能否成功举办的重要保障。
在活动接待中涉及到大量人力物力及资源的调度和管理，不管前期的策划和筹备工作做得多么到位，在活动上演阶段都可能会有预料不到的突发事件，那么如何处理好突发事件将是活动能否成功举办的重要保障。
通常在活动有以下几点应该注意的突发事件
1、设备故障或电力中断
在活动进行过程中偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况，特别是一些中小型的活动，由于设备不够专业而出现现场故障，其中最容易出故障的就是音响系统。由于各品牌的音响系统价格悬殊巨大其质量也不一样，一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元，其质量自然没有保证，这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万，大则上千万的都有，这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况，通常作为有经验的专业公司都会采取预案，通常都有现场的备份设备，以确保万无一失。
电力中断音响活动上演的事件也常有发生，通常影响电力中断的原因主要有负荷过高，导致供电系统不堪重负而中断；气候突然变化，如下雨、刮风等导致电线断裂或短路而电力中断；由于现场电力线路架设不规范，或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断。解决电力中断的办法通常是在活动上演前需要准备供电车，并同晚会的设备系统相连，一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统。
2、因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改
大型节庆的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定，出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。
同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场，这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整，因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。
3、气候突变
大型活动的举办最怕现场突然刮风下雨，气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱，大则可能出现安全事故，比如因下雨导致的现场线路漏电，因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。对于任何一场活动，专业的活动运营公司都会都防范风雨天气的措施，比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理，对灯光架进行加固。同时需要仔细查看历史天文资料及仔细留意近期天气预报。
4、安全问题
遇到安全问题通常需要由公安部门来主导，但活动组织单位及现场主持人应积极配合现场公安的疏导工作。
一个突发事件的出现不仅将考验团队的应变能力，更将考验团队的协作能力和坚持不懈的精神，任何突发事件都是有办法化解的，靠什么化解?一个是靠应变，第二个就是靠团队的一种合作和执着的精神，正所谓事在人为，任何突发事件我们都要去面对而不是回避，这也是我们在活动中要坚持的、在执行过程中要尊崇的一种理念。
总之，突发事件因为令人措手不及而等同于危机，关于危机一词有人这样解读，说危机就是危险加机会，从理论上来说，危险可以防患但不能完全避免，但只要充分考虑到上述要素，带着强烈的责任心去直面危险、化解危险，就能把危险降低到最小程度，甚至转危为安、使活动大放异彩，如果这样，无疑将得到活动主办方的高度认同与尊重。
昆明活动策划接待公司：0871-63545505